Antes que nada, definamos un poco mejor el tema de este artículo. Por "puesta en marcha" me refiero a todo lo necesario para poder abrir una nueva franquicia, sin importar la marca o giro.
Hay dos puntos de vista desde los cuales se podría analizar este tema: el del franquiciante y el del franquiciatario. En este artículo hablaré sobre el rol del franquiciante y en un artículo futuro hablaré del rol del franquiciatario.
Así pues, las etapas generales para la puesta en marcha de una franquicia desde el punto de vista del franquiciante son:
- Asistencia antes de la adquisición de la franquicia
- Contratos y pagos (si faltan)
- Guía de preapertura
- Supervisión y visto bueno de adecuaciones e instalaciones
- Equipamiento y mobiliario
- Plantilla inicial
- Capacitación inicial
- Publicidad
- Inauguración
- Capacitación postapertura
Asistencia antes de la adquisición de la franquicia
Muchos franquiciantes incorrectamente creen que proveerán asistencia técnica al franquiciatario hasta después de que adquiera la franquicia.
Recordemos que el franquiciante se dedica a otorgar franquiciar, no a venderlas. Por lo tanto, asegurarse de que el franquiciatario prospecto cumpla el perfil deseado ya se puede considerar como asistencia para poner en marcha la unidad. Por supuesto, si no cumple el perfil, no se le debiera otorgar una franquicia y todos los demás puntos serían irrelevantes, pero esta validación del perfil definitivamente consiste en una asistencia técnica para montar una franquicia.
Así como el perfil, ayudar al franquiciatario a conseguir el financiamiento, si lo necesita, y a buscar y seleccionar un local también se pueden considerar asistencia técnica al franquiciatario. Después de todo, sin el financiamiento puede ser imposible poner en marcha la franquicia, y lo mismo para el local.
Para el financiamiento, por ejemplo, puede requerir de papelería especial para presentar en bancos, financieras u organismos de gobierno como el INADEM. Para el local, se le deben proporcionar los criterios y ayudar a evaluar las ubicaciones potenciales.
Contratos y pagos (si faltan)
Según el proceso que determines, es posible que el financiamiento y/o búsqueda del local pueda realizarse previo o posterior a la firma del contrato de franquicia y al pago de la cuota inicial de franquicia. Este punto es solo para recordarnos que, si algo falta de esto, se deberá realizar.
Guía de preapertura
Recordarás del artículo sobre los manuales en un desarrollo de franquicia que uno de los documentos esenciales es la guía de preapertura, la cual incluye todo lo que se deberá hacer para poner en marcha una unidad.
Esta guía tendrá los lineamientos de construcción, diseño, equipamiento, mobiliario, etcétera. Por lo tanto, esta guía deberá entregarse al franquiciatario inmediatamente después de la firma del contrato para que pueda hacer lo necesario cuanto antes.
Supervisión y visto bueno de adecuaciones e instalaciones
Seleccionado el local y con las obras de construcción, remodelación o adecuación en marcha, es importante que el franquiciante conozca los avances y los evalúe, cuantas veces sea necesario y de la manera que resulte más conveniente, para evitar que el franquiciatario pierda tiempo y dinero y para asegurarse de que la unidad estará bien hecha para tener las mejores probabilidades de éxito.
Equipamiento y mobiliario
La guía de preapertura nos deberá indicar en qué momento hacer la compra del equipamiento y mobiliario. Será responsabilidad del franquiciante asegurarse de que esté lo más actualizada posible en tiempos de entrega u otras condiciones de los proveedores, de tal forma que no existan retrasos.
Por ejemplo, si la guía dice que el equipo de cocina puede estar listo en 4 a 6 semanas y resulta que el proveedor está saturado y puede entregar en 8 a 10 semanas, eso representa un problema para la puesta en marcha de la unidad.
El franquiciante deberá ayudar al franquiciatario lo más posible para cumplir el presupuesto y los tiempos, por lo que recomendaría que interceda por él ante proveedores en caso de cualquier situación.
Por supuesto, todo esto sobre tiempos de entrega, presupuestos, etcétera es particularmente importante si el franquiciante será proveedor de equipamiento, mobiliario o cualquier otra cosa.
Plantilla inicial
La guía de preapertura (ya sueno a disco rayado, pero la guía manda para la puesta en marcha) nos indicará la plantilla inicial que deberemos reclutar. De nuevo, cumplir los tiempos recomendados es muy importante para que todo se mantenga de acuerdo al cronograma y al presupuesto.
Podemos considerar que la plantilla inicial se puede dividir en dos clases: la que se capacitará en la unidad corporativa del franquiciante y la que se capacitará en la franquicia previo a su apertura. Comentaré más sobre esto en el siguiente punto.
Capacitación inicial
La capacitación al franquiciatario y al personal de la franquicia se hace en diferentes etapas. La primera es una capacitación en la unidad corporativa, también llamada "unidad escuela". Aquí se capacitará al franquiciatario y al personal clave; es decir, solo a una parte de la plantilla inicial total. Posterior a esto, se deberá capacitar de manera más detallada a toda la plantilla inicial, esto ahora en la unidad franquiciada justo antes de la apertura. Finalmente, se capacitará también durante y algunos días después de la apertura para afinar detalles sobre la operación real de la franquicia.
Aquí no termina la capacitación; para eso estará la capacitación postapertura que detallaré en el último punto.
Publicidad
El franquiciante apoyará al franquiciatario con algunas estrategias publicitarias para el arranque de la unidad. Por ejemplo, subirá su sitio web nuevo y/o agregará los datos de contacto de la unidad a la página corporativa, le proveerá de materiales promocionales, creará sus cuentas de correo corporativas, creará y administrará sus cuentas de redes sociales, etcétera.
En este punto las actividades que el franquiciante debe hacer pueden ser muy variables, todo depende de lo que se haya acordado. Sea como sea, la ayuda del franquiciante para promocionar la apertura de la franquicia será muy importante.
Inauguración
Nada como un evento de inauguración para llamar la atención del mercado meta. El franquiciante deberá apoyar al franquiciatario con la logística. Lo ideal es que el propietario de la marca o algún representante de alto nivel de la empresa acompañe en el evento. Esto le da peso a la inauguración y contribuirá a que sea más exitosa.
Capacitación postapertura
Ya capacitamos al franquiciatario antes, durante y poco después de la apertura de su franquicia, pero no es suficiente. Sobre la marcha, el franquiciatario se irá topando cada vez con más situaciones para las cuales aún no estaba entrenado. Por más capacitación inicial que se realice, nunca un franquiciatario estará listo al 100%; son simplemente demasiados detalles y posibilidades. Por esto, es importante que, para que la franquicia continúe por el buen camino y tenga las mejores probabilidades de éxito, se tengan capacitaciones postapertura en las que se vean avances, se resuelvan dudas, etcétera. Así mismo, estas capacitaciones serán importantes cuando existan cambios al proceso, se agreguen nuevos productos o servicios, se implementen nuevos sistemas, se cambien elementos de imagen corporativa, etcétera.
Conclusiones
Recibiendo la cuota inicial de franquicia, y en algunos casos incluso antes de esto, el franquiciante deberá proveer mucha asistencia al franquiciatario para que pueda abrir su franquicia de la mejor manera, apegándose lo más posible al presupuesto y logrando abrir sin contratiempos.
De aquí, tema del próximo artículo, siguen los esquemas de proveeduría de productos y servicios al franquiciatario.
Andrés Fausto
Director General
FranquiciasEn
